Geschäftsordnung
des Koordinierungsausschusses BSZ-GBV
Präambel
Grundlage für innovative Lern-, Wissens- und Steuerungsprozesse sind Kooperationen und
nachhaltige Strukturen. In diesem Sinne empfehlen der Rat für Informationsinfrastrukturen, der
Wissenschaftsrat und die Deutsche Forschungsgemeinschaft den Auf- und Ausbau kooperativ
ausgestalteter Kompetenzzentren mit dem Ziel, den Prozess der Modernisierung und der
Digitalisierung der Informationsinfrastrukturen für Wissenschaft und Forschung voranzutreiben und
zu unterstützen.
Am 03.09.2015 haben zwei der leistungsstärksten bibliothekarischen Daten- und Supportzentren
Deutschlands, das Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) und die Verbundzentrale
des GBV (VZG), eine innovative und nachhaltige Form der Kooperation beschlossen. Beide
Kompetenzzentren betreuen gemeinsam wissenschaftliche Bibliotheken und weitere Einrichtungen
aus zehn Bundesländern (Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg- Vorpommern,
Niedersachsen, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein, Thüringen) sowie der
Stiftung Preußischer Kulturbesitz.
Ziel der beschlossenen Kooperation ist die funktionale Aufgabenteilung von Services und
Dienstleistungen sowie die Nutzung von Synergien für weitere Innovationsprozesse. Dies wird dann
gelingen, wenn die unterschiedlichen Arbeits- und Organisationskulturen der beteiligten Partner zu
einem neuen Verständnis einer gemeinsamen Zukunft zusammenwachsen. Zur Unterstützung und
Begleitung dieses Prozesses haben das Kuratorium des BSZ und die Verbundleitung des GBV in ihren
Sitzungen vom 23.11.2016 die Einrichtung eines gemeinsamen Koordinierungsausschusses
empfohlen.
Der Koordinierungsausschuss sieht eine wichtige Aufgabe seiner Arbeit auch darin, für Entscheider
in Bund, Ländern und Kommunen als Ansprechpartner zu dienen und für Transparenz der
anstehenden Prozesse zu sorgen.
Im Rahmen seiner konstituierenden Sitzung am 26.4.2017 gibt sich der Koordinierungsausschuss die
folgende Geschäftsordnung.
Geschäftsordnung
- Der Koordinierungsausschuss hat beratende und empfehlende Funktion – sowohl für die
beiden Verbundzentralen als auch für die zuständigen Gremien. Er ergänzt und verbindet die
vorhandenen Gremienstrukturen. Die Leitungs- und Aufsichtsfunktionen der jeweiligen
Verbundgremien bleiben davon unbeschadet. - Die jeweiligen Ministeriumsvertreterinnen bzw. -vertreter der Sitzländer der
Verbundzentralen, jeweils eine weitere Ministeriumsvertreterin bzw. ein weiterer
Ministeriumsvertreter aus den beiden Verbundregionen, die bzw. der bibliothekarische
Vorsitzende bzw. stellvertretende Vorsitzende des jeweils zuständigen Verbundgremiums,
eine weitere bibliothekarische Fachvertreterin bzw. ein weiterer bibliothekarischer
Fachvertreter und die beiden Direktorinnen bzw. Direktoren des BSZ und der VZGbilden
gemeinsam den Ausschuss mit zehn Mitgliedern, von denen jeweils fünf Vertreter der
jeweiligen Verbundregion zugehören. Die Bestellung der Mitglieder erfolgt durch die jeweils
zuständigen Verbundgremien und ist der bzw. dem Vorsitzenden zu Beginn eines Jahres
anzuzeigen. - Die Mitglieder können sich durch ihre Vertretungen im Amt vertreten lassen.
- Die Ministeriumsvertreterinnen bzw. -vertreter der Sitzländer beider Verbundzentralen
übernehmen jährlich wechselnd mit Beginn eines neuen Kalenderjahres den Vorsitz bzw. den
stellvertretenden Vorsitz. Die Vorsitzenden vertreten sich im Falle der Abwesenheit
gegenseitig. Die Geschäftsführung erfolgt durch die beiden Verbundzentralen ebenfalls
jährlich wechselnd. - Die oder der Vorsitzende kann weitere Gäste zur Sitzung oder zu einzelnen Beratungspunkten
zulassen. - Der Koordinierungsausschuss tagt in der Regel bis zu zweimal jährlich. Telefon- oder
Videokonferenzen sind möglich. Sitzungen sind durch den Vorsitz einzuberufen, wenn ein
Mitglied dies unter Bezeichnung des Beratungsgegenstands erbittet. - Jedes Mitglied kann im Vorfeld der Sitzung Besprechungspunkte über den Vorsitz anmelden.
- Über die finale Tagesordnung beschließt der Ausschuss zu Beginn der Sitzung. Von der
Direktion des BSZ oder der Verbundzentrale des GBV zur Beratung erbetene Themen werden
in die Tagesordnung aufgenommen. - Der Entwurf der Tagesordnung sowie Beschlussvorlagen für Empfehlungen werden zwei
Wochen vor einer Sitzung versandt. Empfehlungen werden einstimmig gefasst. Der Vorsitz
kann Empfehlungen auch im Umlaufverfahren herbeiführen, sofern kein Mitglied diesem
Verfahren widerspricht. - Das BSZ und die VZG können Empfehlungen des Koordinierungsausschusses – unter dem
Vorbehalt der nachträglichen Zustimmung der zuständigen Gremien – im Bedarfsfall als
Sofortmaßnahme umgehend umsetzen. Stimmen Leitungs- oder Aufsichtsgremien der
Maßnahme nachträglich nicht zu, ist die Maßnahme auszusetzen oder rückgängig zumachen. - Über wesentliche Ergebnisse der Sitzungen sind Niederschriften zu fertigen, die von der oder
dem Protokollführenden nach Zustimmung durch die oder den Vorsitzenden spätestens zwei
Wochen nach der Sitzung an die Mitglieder zu versenden sind. Eine Niederschrift gilt als
genehmigt, wenn nicht innerhalb von zwei Wochen nach dem Tag der Versendung
Änderungs- oder Ergänzungswünsche geltend gemacht worden sind. Die Protokollführung
wird im Einvernehmen mit der oder dem Vorsitzenden durch das BSZ oder die VZG gestellt.
Diese Geschäftsordnung tritt am 14.07.2017 in Kraft.